На відміну від електронного документа, електронний доказ - це будь-яка інформація в цифровій формі, що має значення для справи. Таким чином, повідомлення (з додатками), відправлені електронною поштою, є електронним доказом.

Паперова копія електронного доказу не вважається письмовим доказом, однак є однією з форм, в якій учасник справи має право подати електронний доказ (частина третя статті 96 Господарського процесуального кодексу України), який, в свою чергу, є засобом встановлення даних, на підставі яких суд встановлює наявність або відсутність обставин (фактів), що обґрунтовують вимоги і заперечення учасників справи, та інших обставин, які мають значення для вирішення справи (пункт 1 частини другої статті 73 Господарського процесуального кодексу України). Таким чином, подання електронного доказу в паперовій копії саме по собі не робить такий доказ недопустимим. Суд може не взяти до уваги копію (паперову копію) електронного доказу, у випадку якщо оригінал електронного доказу не поданий, а учасник справи або суд ставить під сумнів відповідність поданої копії (паперової копії) оригіналу.

Сам лист електронної пошти є таким, що містить відомості про факт відправлення повідомлення із відповідної електронної адреси, час відправлення, адресатів листа - осіб, до відома яких було доведено таке повідомлення тощо. У випадку, якщо позивач подає позов у паперовій формі, то електронний лист може бути наданий суду у вигляді відповідної роздруківки.

Така роздруківка електронного листа та додатків до нього є паперовою копією електронного доказу.

Умовами договору передбачено складення письмової заявки у двох примірниках. Перший примірник письмової заявки має спочатку направлятися покупцем на електронну пошту постачальника. Таке направлення відбувається надсиланням на електронну пошту електронного листа з прикріпленням до нього відсканованої (шляхом перенесення тексту та зображення з аркуша паперу в цифровий вид з подальшим збереженням на комп`ютер) чи сфотографованої (шляхом отримання електронного зображення документа за допомогою фотокамери) письмової заявки.

Надалі цей саме письмовий документ (перший примірник письмової заявки) направляється на поштову адресу постачальника: 79018, м. Львів, вул. Олени Степанівни, буд. 45-А, або надається особисто уповноваженій особі постачальника. Другий примірник письмової заявки залишається у покупця.

На підтвердження направлення вказаних скан-копій письмових заявок позивач надав роздруківки з електронної пошти. Такі роздруківки електронних листів та додатків до них є паперовою копією електронного доказу. Звідси вони мають бути засвідчені як паперові копії в порядку, встановленому чинним законодавством, та не підлягають засвідченню електронним підписом.

При цьому письмова заявка, направлена покупцем постачальником, не є електронним документом у розумінні статті 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», адже не має його ознак.